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企业招标采购策划与实例分析

时间:2016-04-08

   编者按:国有企业采购活动以招标方式为主,企业招标采购的内容包括:工程建设,生产、维修和维护所需物资,日常办公、经营管理相关的货物和服务等。招标采购质量与企业固定资产投资、生产经营密切相关,甚至影响企业的长远发展和市场生存。大量的实践证明,招标活动的成败,往往源于前期的精心策划。作者结合自身工作实践,分享了有关经验和知识。

       国有企业采购活动以招标方式为主,企业招标采购的内容包括:工程建设,生产、维修和维护所需物资,日常办公、经营管理相关的货物和服务等。招标采购质量与企业固定资产投资、生产经营密切相关,甚至影响企业的长远发展和市场生存。

一、招标策划是招标质量提升的基础

    招标采购相比一般采购过程更加复杂、涉及面更广。首先,招标采购追求企业经济、技术和社会效益综合最优。其次,招标采购活动具有政策性、规范性特点,必须按照招标文件规定的流程和规则实施。第三,招标采购受到众多外部因素制约,全过程接受招标人、招标代理机构和评审专家等相关干系人、行政监督部门及社会公众监督。

    招标策划是指在招标投标活动启动之前,为了使招标项目获得成功,企业根据采购需要和市场环境,规划招标项目实施方案和招标目标实现路径。企业只有经过充分前期准备和安排,有预见性地实施各项工作,正确处理可能遇到各种问题和风险,才能确保优质、高效地完成招标项目。

二、招标策划的作用

1.有利于内部沟通、促进协同工作

    招标投标活动需要企业内、外部多个部门和单位协同工作。招标策划根据招标采购的需要,制定针对性沟通机制和管理流程,降低各方的利益冲突、扯皮推诿和重复劳动发生的可能性。在招标策划统一安排下,相关部门和单位按照职责分工和质量、进度要求,通过合作方式完成招标采购各项复杂工作。

2.促进投标人之间充分竞争

    首先,企业在招标策划过程中,可以进一步发掘和邀请优质供应商参与投标。其次,制定合理的招标条件和评标办法,使得投标人的竞争处于同一起跑线,激发投标积极性。第三,人为创造或加强充分竞争的环境,促使投标人在巨大竞争压力下提供最优技术方案和投标价格。

3.确保招标项目实施严谨、周密

    经过全面、认真地招标策划,招标项目可以形成详细的实施和操作方案。按照招标策划分工协作,有利于各责任单位编制针对性强、细致严谨的技术、商务和招标文件,杜绝招标操作中的低级错误和工作疏漏,并为后续中标合同签订、合同履行奠定良好基础。

三、招标策划实施过程

1.确定招标策划参与各方

    企业参与招标策划的各方包括:使用单位、采购管理部门、技术管理部门和招标机构,分别负责招标项目的需求分析和商务、技术、招标等方面的专业支撑。采购管理部门负责招标项目合同的签约和执行,是招标策划的责任单位。

    对于投资风险大、敏感度高的招标项目,除了上述各方以外,企业的法律事务、内控审计和纪检监察部门也参与招标策划。重大项目的招标策划,需要企业主管领导直接参与决策过程。

2.招标策划流程

(1)收集资料

    收集内容:潜在投标人名单及其经营、业绩情况,与企业历史关系等;招标采购内容不同档次产品的技术指标和性能、各产品历史价格、市场供求关系;其他企业同类项目招标采购结果。

    收集途径:历史招标信息,设计院等咨询机构,专业网站,与各供应商技术交流,行业内专业机构或专家咨询,同类项目考察调研等。

(2)确定招标目标

    经济目标:在合理的预算约束下,尽可能地降低采购价格、缩短采购时间,并测算中标价格区间和采购周期范围。

    技术目标:根据标的物当前及今后可能使用需求,确定技术规格、性能、参数等最低和最高的招标采购技术要求。

    社会目标:符合企业发展战略和国家产业政策,符合企业承担社会责任和环境保护义务等。

    合规性目标:招标采购组织和决策过程符合国家、企业相关法规、政策和制度,招标投标活动坚持“公开、公平、公正和诚实信用”的原则。

(3)竞争性分析

    通过对潜在投标人数量、档次(规模、技术和装备情况、业绩)和参与竞争可能性进行分析。分析内容包括:市场同类产品档次和价格水平,潜在投标人参与竞争的意愿,可能促进投标竞争的方法。通过竞争性分析,可采取相关措施促进竞争或防止恶性竞争。

(4)制定招标方案

    招标方案包括:确定招标组织形式、招标方式、标段划分等;确定招标文件核心内容,如评标方法、资格条件、技术要求、商务条款、分项报价表格式等;制定招标项目管理计划,包括:工作分工、进度计划、汇报事项、风险控制等。

3.加强招标策划管理、提升整体招标质量

    企业招标采购经办人员业务水平不同,导致招标采购质量参差不齐。加强招标项目前期准备工作,由资深专家负责招标策划、经办人员负责招标业务操作,一方面可以避免具体事务性工作浪费稀缺的专家资源,另一方面为经办人员招标业务操作提供指导、整体提升企业招标质量。

四、招标策划实例

    以宝华招标公司为例,该公司受某大型钢铁企业委托,组织耐火材料集中招标采购。本次招标策划如下:

1.资料收集

    资料收集范围:耐火材料采购历史数据(包括历史采购价格、数量和总额)、耐火材料市场行情、现有供应商供货实绩和国内外最新技术进展等信息和资料。此外,还包括该企业生产现场的耐火材料技术要求、图纸等相关资料,

2.确定招标目标和竞争性分析

    耐火材料是钢铁生产过程中重要辅材,该企业每年耐火材料采购金额超过3亿元。招标人希望通过本次集中招标,达到降低耐火材料采购成本、优化耐火材料供应管理的目标,并初步形成耐火材料采购管控体系和规范的标准流程。

    招标项目团队全面梳理和分析该企业各类耐火材料的类别划分、技术要求、采购模式、历史价格、供应商范围和市场情况,并据此制订招标策划方案。

3.招标策划方案

(1)扩大单项招标金额。

    通过规模效应降低采购成本,将原先30个采购合同合并为19标段组织招标采购,并将供应年限由一年扩大为三年。

(2)区域承包方式供货。

    承包期内,耐火材料厂商一揽子负责热工设备的耐火材料设计、供应、砌筑、维护、下线等系列工序,确保生产稳定、产品质量合格。承包商按企业钢产量结算费用。

(3)设置最高和最低限价。

    由于各标段竞争程度不同,为了确保降低采购成本,各标段均设置最高限价。另外,考虑到我国耐火材料供应商众多、市场竞争异常激烈的情况,设置最低限价可以防止低价恶性竞争、保证企业生产稳定和安全。

(4)新供应商考察。

    对于不熟悉的厂商进行业绩考察,并将考察结果作为关键评审因素。

3.招标结果

    本次耐火材料集中招标成效显著,中标金额相比历史合同金额节约资金超过4000万元,中标厂商均为该企业认可的合格供应商。

五、招标文件编制

1.招标文件的作用

    招标文件详细描述了招标采购技术,商务要求,是约束参与各方招标投标行为的规范性文件。招标文件是招标策划的延伸和细化,其内容应与招标策划保持一致。

2.招标文件编制管理

    为了确保招标文件编制质量和水平,防止出现遗漏和错误,招标文件编制管理应当遵循“先技术、后商务”和“先需求、后规则”的原则,具体过程如下:

    一是由使用单位编制招标技术文件初稿,确定招标项目的基本要求、招标范围和技术标准。使用单位在专业技术方面存在能力不足时,可以委托技术管理部门或设计单位编制招标技术文件。

    二是在招标技术文件基础上,由采购管理部门编制招标商务文件,主要工作为确定通用合同条款、草拟专用合同条款等。

    三是招标机构根据招标项目需要,选择相应招标文件模板,将招标技术文件、商务文件整合形成招标文件初稿。招标文件初稿整合过程中,招标机构应当编制评标方法、投标人须知、投标文件格式等专业性文件。

    四是招标文件初稿编制完成后,招标机构应当组织使用单位、技术管理部门和采购管理部门对招标文件进行审核。招标文件审核通过后方可对外发出。

3.招标文件模板

    招标文件模板文件包括投标人须知、合同条款、招标技术文件、评标办法、投标文件格式等。招标文件模板对改进招标采购质量有明显效果。首先,企业将法规、制度要求和一些好的做法固化在模板中,有利于招标采购知识、经验的积累和传承。其次,使用模板有利于提高招标文件标准化程度、提高文件编制和审核效率。第三,通过推行招标文件模板,可将企业招标质量的管理思想和要求渗透到招标项目的具体实施环节。

六、招标项目风险防范

    招标实施过程中面临着各种各样的风险,它们将对招标质量产生种种不利影响,甚至导致招标失败。招标项目应当防范技术、商务和合规性三类风险。

1.技术风险防范

(1)信息保密

    需要保密的信息包括:招标策划、交流内容和交流计划,其他投标人参与和技术交流情况,招标项目相关人员和部门信息等。对于招标工作经验不足、保密意识不强的人员,应当加强保密培训,防止相关信息无意泄露。

(2)技术交流偏差

    技术交流过程中,出于职业习惯,技术人员喜欢就具体技术细节进行评价和对比、甚至发表指导意见。企业应当提醒相关人员不应指导投标方案或进行评价,防止造成投标人参与积极性下降或对招标技术要求理解偏差等不利后果。同时,企业应当始终向投标人强调,招标技术要求以招标文件为准。

(3)技术评审准确性

    在招标投标活动中,技术评审的依据是投标文件及其补充文件等书面资料,由评审专家根据自己专业知识和经验进行判断和评价。技术评审受限于投标文件编制的指向性和评审人员主观判断,往往造成技术评审与投标实际产生偏差。

    可从两方面提高技术评审的准确性和可靠性:

    一是引入实物评审因素。技术评审时采取实物封样方法或实物测试方法,评审人员依据现场实物比较结果或第三方出具检测报告进行评审,确保评审结果更加准确和更具说服力。

    二是加强业绩评审比重。技术评审内容一般包括:资格资质、技术方案、装备情况、技术指标、人员情况和业绩等评审因素。与其他评审因素相比,业绩评审具有明显优势。首先,业绩评审因素具有客观、真实的特点,评标时不受人为因素、主观态度影响。其次,业绩指标间接反映了其他技术评审因素,业绩良好的投标人通常拥有较好的技术方案、生产装备、人力资源和资格资质。

    为了提高评审效果、充分发挥业绩评审的优势,可以从多维度进行业绩评审,包括:比较各投标人总体业绩数量或金额,对投标人业绩按照不同技术指标、用途或时间分项评审,评审项目负责人业绩情况等。

2.商务风险防范

    邀请招标中投标人资格和技术水平参差不齐,导致投标竞争不充分、招标效果较差。防范措施包括:邀请同档次厂商参与竞争,评标以价格为主要评标因素、促进价格竞争,潜在投标人信息严格保密等。

    公开招标中,投标人数量众多,资质、水平、价格差异性大,由于事先规定资格资质条件、评标方法预见性不足,可能导致最终招标结果不理想。防范措施包括:邀请更多合格厂商参与投标竞争,评审时对技术指标、投标价格处于合理范围之外的投标人进行甄别和分析,对于不熟悉投标人进行实地考察和历史履约情况调研。

3.合规性风险防范

    相关政策法规对招标投标操作进行了详细、具体的规定,任何违规操作都将导致招标项目受到投诉、质疑,甚至导致招标项目失败。

(1)开标组织

    需要杜绝的行为包括:投标截止时间以后接受投标文件,开标前未对投标文件进行密封检查,有效投标人少于3个直接开标。

    投标迟到风险防范:开标前一周内及时与潜在投标人沟通是否投标;开标前一天提醒投标人相关投标事项;投标人对电子招标投标不熟悉的,可以到招标机构现场进行操作;采用传统招标方式,开标时间应考虑交通高峰等特殊情况;开标现场延迟投标截止时间的,应当经所有投标人签字确认。

(2)评标过程

    评标委员会组成:评标人员与投标人无利害关系;评标委员会构成比例符合规定;非评标委员本人不得签署评标表格;评标委员会组成人员和招标工作人员名单保密,防止投标人干扰评标工作。

    评标资料和评标过程注意事项:评标资料不得带离评标场所;评标过程信息不得对无关人员透露;评标委员会成员不能私下接触投标人、不得指导投标人澄清;不得接受投标人主动提出的澄清、说明;无关人员在场时,不得议论评标有关内容等。

(3)定标过程

    定标过程中信息外泄可能后果有:投标人干扰招标人决策;投标人招标结果的细节提出质疑和异议;预中标人的签约风险(影响后续合同细节谈判)。

    定标过程风险防范:经办人员提高保密意识,评标报告流转和审签人员信息不得告诉无关人员;评标工作参与人员不得对外透露相关信息;评标报告、评标支撑文件对无关人员保密;中标或不中标情况及理由,应当以正式渠道由招标机构对外沟通。

(4)合同订立

    合同签订应当以招标文件与投标文件为准,在不实质性违背这两个基础性文件前提下,可就合同细节进行补充和完善。

相关合同细节补充和完善,应当在招标结果对外公布之前,以投标文件澄清的形式要求投标人确认。否则,在招标结果信息公开后,招标人较难从投标人处获得有利自己的让步。

(5)资料管理

    投标文件属于投标人专有知识产权,仅供招标人在当次招标项目中使用。即使招标项目已经完成,招标人和参与招标工作相关人员也应注意投标文件资料保管和信息保密,防止产生不必要的法律纠纷。需要在招标项目结束后继续使用投标文件的,应当在招标文件明示使用方式和使用范围。

                 作者:上海宝华国际招标有限公司,王瑞